プライバシーポリシーPRIVACY POLICY

１. 個人情報の取得について

当社は、個人情報を取得する際には、その利用目的をお客様にご提示する書面（アンケート用紙、車両注文書など）やウェブサイト上での表示により通知し、その利用目的の達成に必要な範囲内で、適法かつ公正な手段によって取得いたします。

（１） 取得の態様の例：お客様から直接個人情報を取得（アンケート用紙・WEB アンケート・スマートフォンアプリ・車両注文書等における個人情報のご記入・ご入力、ご商談中の会話等）するほか、第三者から提供を受ける形があります。また、当社ウェブサイトにおけるアクセス履歴および利用状況に関する情報の取得をすることがあります。
（２） 取得する個人情報の例：アンケート用紙・WEB アンケート・スマートフォンアプリ・車両注文書等においてご記入・ご入力いただくお名前、ご連絡先等の個人情報や、商談中にお話いただいた個人情報等があります。また、第三者より、第三者が別途取得した個人情報または個人関連情報（お客様の個人情報を分析した結果や、当該結果を踏まえてパーソナライズされたご提案を含みます）の提供を受ける場合がありますが、別途、当社が提供を受ける個人情報または個人関連情報の項目を示したうえで、個人情報または個人関連情報の提供についてお客様の同意を取得した場合に限ります。
取得する個人情報には、音声・画像・映像等が含まれている場合があります。
（３） お客様の同意を取得した場合に限り、商談時の音声情報を録音しAI による解析を行います。

２. 個人情報の利用目的について

当社では、お客様の個人情報（お客様のご家族に関する情報を含みます）を以下の目的のために利用いたします。
（１） 定期点検、車検および保険内容等、ご購入いただいた車両や、ご加入いただいている保険・サービス等に関するご案内をするため。（郵便、電話、電子メール、訪問等の方法によりご案内します）
（２） 当社が取り扱う商品・サービスまたは各種イベント・キャンペーン等についてご案内・ご提案するため。（郵便、電話、電子メール、スマートフォンアプリ、WEB、訪問等の方法によりご案内・ご提案致します）
（３） 当社が取り扱う商品・サービスに関し、商品開発および品質の向上、またはお客様満足度向上策を検討するため。（郵便、電話、電子メール、スマートフォンアプリ、WEB、訪問等の方法により実施し、アンケート調査を含みます）
（４） お客様からの商品・サービス等に関するお問い合わせ・ご要望に対し適切に対応するため。
（５） 店舗の新設・移転、担当者の異動や変更等についてご案内するため。（郵便、電話、電子メール、スマートフォンアプリ、WEB、訪問等の方法によりご案内します）
（６） 与信判断および与信管理のため。ただし、車両ローン等をご検討の場合など、与信判断等が必要な場合に限ります。
（７） 他社より委託を受けた業務の遂行のため。以下の委託業務を含みますが、これらに限りません。
① トヨタ自動車株式会社、トヨタコネクティッド株式会社の委託を受けて行う車両通
信サービスの提案、申込時の取次業務、およびこれらに付帯・関連するサービスの
提供などのため。
② 保険代理店として、保険会社の委託を受けて行う、各社の損害保険、生命保険など
の商品・サービスの提案、申込時の取次業務、およびこれらに付帯・関連するサー
ビスの提供などのため。

【取引保険会社名】
①東京海上日動火災保険株式会社（https://www.tokiomarine-nichido.co.jp/）
②あいおいニッセイ同和損害保険株式会社（https://www.aioinissaydowa.co.jp/）
③損害保険ジャパン株式会社（https://www.sompo-japan.co.jp/）
④東京海上日動あんしん生命保険株式会社（https://www.tmn-anshin.co.jp/）
⑤三井住友海上あいおい生命保険株式会社（https://www.msa-life.co.jp/）
（８） 当社ウェブサイトにおけるアクセス履歴および利用状況に関する情報は、ホームページを使いやすいものにするためや、個々のお客様に最適な情報を提供するために利用します。
（９） お客様の同意を取得した場合に限り、商談時の会話を録音してAI による解析を行うことにより、お客様へのサービス品質の向上および社内の教育ツールとして利用します。（声紋は解析いたしません）
(10) その他、取得にあたって明示した目的。

３. 個人データの第三者への提供

当社では、次の場合を除いて、お客様情報を第三者に提供することはありません。但し、当社が業務委託先に、業務委託に必要な範囲内でお客様情報を預ける場合は、この限りではなく、委託先に対しては個人データの安全管理が図られるよう適切に監督を行います。
① お客様が同意されている場合。
② トヨタ自動車株式会社およびトヨタ自動車株式会社と情報提供契約を締結した者に、車両注文書等記載の個人情報を口頭、書面または電子媒体にて提供する場合。
③ 法令により必要と判断される場合。
④ お客様または公共の利益のために必要であると考えられる場合。

【録音機器の使用及び音声データの取扱いについて】
当社では、お客様と店舗スタッフとの会話の音声を、同意をいただいた上でマイクにて録音させていただきます。録音した音声情報は「お客様の貴重な声」として承り、店舗のおもてなし活動の改善や、お客様の満足度向上活動のために活用させていただきます。
（１） 当社の利用目的
① 当社グループ会社が取り扱う商品・サービスに関し、商品開発あるいはお客様満足度向上策検討のためのデータ分析をするため。
② お客様からのご要望および対応に関する情報を共有し、お客様サービス向上を図るため。
※データ分析にあたり、生成AI 技術を利用する場合がありますが、当社及び第三者提供先以外が、他の目的のために音声データを利用することはありません。
（２） 第三者提供先の利用目的
上記に記載の目的および録音データを分析するシステムの開発・機能改善のため、以下の提携先に取得した録音データを提供（以下、「第三者提供」）します
（３） 第三者提供先
トヨタ自動車株式会社
※提供先における個人情報の取扱いにつきましては、以下をご参照ください。
(https://toyota.jp/privacy̲statement/)
（４） 音声データの保存期間
取得日から３年経過後に消去します。

４. 共同利用

当社は、お客様の個人情報を、当社グループ会社との間で、以下の通り共同利用させていただきます。
共同利用における個人データの管理責任者は、釧路トヨタ自動車株式会社とします。
（１）共同利用する個人データの項目
① 住所、氏名、生年月日、電話番号
② 車名、塗色・型式などお客様のお車に関する情報
③ 販売車両・下取り車両・使用済車引取依頼車両の自動車検査証に記載の情報
④ お客様のお車の修理・整備履歴に関する情報
⑤ リ−ス・レンタカ−に関する情報
⑥ 損害保険・生命保険契約に関する情報（事故情報も含む）
⑦ その他当社グル−プ会社とお客様との各種お取引に関する情報
⑧ お客様の、当社等に対するご要望に関する情報
（２）共同利用する者の範囲
トヨタL＆F 釧路株式会社 株式会社トヨタレンタリース帯広 株式会社KTG　LOOP OTOFUKE（ジェームス音更・GR ガレージ）
（３）利用目的
① 上記（２）記載の会社が取り扱う商品・サービスなどあるいは、各種イベント・キャンペーンなどの開催について、ご案内するため。
② お客様からのご要望および対応に関する情報を共有し、お客様サービスの向上を図るため。

＜一般社団法人日本自動車販売協会連合会等との共同利用＞
お客様が当社で車両を購入された場合で、かつ売買契約条項第８条に違反した場合に限り、以下の通り個人情報を共同利用させていただきます。
（１）共同利用する個人データの項目
① 氏名、住所、生年月日、電話番号、勤務先の情報
② 当該契約の契約日、商品名、契約額、支払回数、契約残高、月々の支払状況など
（２）共同利用する者の範囲
当社及び一般社団法人日本自動車販売協会連合会の当社が加盟する支部に加盟する会社
（３）利用目的
与信判断及び契約後のお取引の参考にするため

5. 個人データの管理（安全管理措置）

当社は、個人情報保護法および関連法令・ガイドライン等を遵守し、お客様の個人データを取り扱います。また、組織的、物理的及び技術的な安全管理措置を適切に講じます。また、個人情報を取り扱う役員及び従業員等に対して、個人情報保護のための教育・啓発活動に努める等、人的な安全管理措置を適切に講じてまいります。
6. 保有個人データの開示・訂正等のご請求について
当社が保有するご本人の保有個人データの開示・訂正等を希望される場合は、当社の定めるお手続きにより、法令に従って開示などに応じます。お手続きの方法につきましては、最寄の店舗もしくは以下7．記載のお問い合わせ窓口までお問い合わせください。なお、保有個人データの開示等にあたりまして、1 項目あたり1,500 円を手数料としてお支払いいただきます。

7. お問い合わせ

当社の個人情報の取り扱いについてのご質問やご要望、または保有個人データの開示・訂正等をご希望の場合は、以下の窓口にお問い合わせください。

【個人情報の取り扱いに関するお問い合わせ窓口】
釧路トヨタ自動車株式会社 お客様情報関連部 宛
〒084-0906 釧路市鳥取大通6 丁目4 番3 号
フリーダイヤル 0120-40-3161 (または、0154-51-3161)

当社は上記プライバシーポリシーについて適宜見直しを行い、改訂することがあります。す
べての改訂は本ページでお知らせいたします。

釧路トヨタ自動車株式会社
代表取締役社⻑ 坂根 篤
[最終更新日 2025 年6 月1 日]

個人情報保護法に関連する申請用紙